Digitalisierung

 

Faxgeräte in der Bremer Verwaltung überflüssig machen


Eine Kleine Anfrage (Drucksache 20/352) zum Thema „Datensicherheit beim Telefaxversand in der öffentlichen Verwaltung“ hat ergeben, dass es bis zu 900 analoge Faxanschlüsse beim Land- und der Stadtgemeinde Bremen und 110 Faxgeräte beim Magistrat der Stadt Bremerhaven gibt. Die zahlenmäßige Bedeutung von Faxgeräten in der Verwaltung des Landes Bremen ist insgesamt rückläufig.

Vor dem Hintergrund der Datenschutzgrundverordnung kommt der Senatskommissar für Datenschutz zu dem Schluss, dass „die Nutzung von Faxgeräten sowohl nach altem Recht als auch in Anwendung der DSGVO datenschutzrechtlich nicht mehr zeitgemäß“ ist. So kommt es gelegentlich zu fehlerhaften Übermittlungen durch falsche Adressierungen. Zudem stehen Faxgeräte mitunter in Büroräumen, die für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugänglich sind, wodurch die Personenbezogenheit bei sensiblen Daten nicht gewährleistet werden kann. In seiner Antwort schreibt der Senat, dass sich Faxe daher grundsätzlich nicht für den Versand vertraulicher Daten eignen. Und auch das zentrale IT-Management des Senators für Finanzen hat ausdrücklich empfohlen, auf Fax-Kommunikation zu verzichten und Alternativen zu nutzen. Zudem kann es aufgrund der Umstellung des ehemals analogen deutschen Telefonnetzes auf digitale Übermittlung (Voice-over-Internet-Protocoll, VoIP) auch zu Übertragungsfehlern bei versendeten Fax-Nachrichten kommen.

Würde auf Pflege, Wartung und Verbrauchsmaterialien der Faxgeräte in der Verwaltung verzichtet werden, ergäbe sich eine jährliche Kostenreduktion von ca. 93.350 Euro. Dabei wird bereits überwiegend die Möglichkeit genutzt, eingehende Faxnachrichten innerhalb der Verwaltung als E-Mail (E-Fax) weiterzuleiten. Zwar wird in fast allen Ressorts die Faxkommunikation zumindest teilweise noch benötigt, jedoch ist es mittelfristig wünschenswert, in Hinblick auf eine mögliche Kostenreduktion und eine Vereinfachung durch digitale Kommunikationswege unter Wahrung von datenschutzrechtlichen Aspekten komplett auf Faxkommunikation zu verzichten.

Zudem gibt es mehrere Alternativen in der Bremer Verwaltung, die an Stelle des Faxes genutzt werden könnten und die sich in unterschiedlichen Ausbaustufen befinden. Dazu gehört die Möglichkeit für Bürgerinnen und Bürger, über De-Mail vertrauliche und rechtsverbindliche Nachrichten an die Verwaltung zu senden. Zudem gibt es besondere elektronische Behördenpostfächer (beBPo) für den elektronischen Rechtsverkehr sowie Servicekonten für Bürgerinnen und Bürger, Unternehmen und Organisationen, um die rechtssichere und vertrauliche Kommunikation mit der Verwaltung zu ermöglichen.

Allerdings muss auch konstatiert werden, dass diese sicheren elektronischen Kommunika-tions¬wege in deutschen Verwaltungen seit langem angeboten werden (De-Mail: seit 2012), sich bislang aber nur sehr geringer Beliebtheit erfreuen. Der Aufwand, z.B. ein unterschriebenes Formular nachweisbar und gerichtsfest in den Wirkungsbereich einer Behörde zu transferieren, scheint mit einem Faxgerät nach wie vor erheblich geringer als mit den angeführten sicheren elektronischen Verfahren. Im Sinne einer bürger*innenfreundlichen Verwaltung ist anzustreben, den altertümlichen Fax-Empfang durch bessere Alternativen zu ersetzen, die eben nicht nur sicherer, sondern auch ähnlich bedienfreundlich sind wie Fax-Sendungen.

Hier ist zu prüfen, ob angesichts der Fortschritte der Technik nicht erheblich benutzer*innenfreundliche Kommunikationswege angeboten werden können. Insbesondere lassen sich mit heutigen Mobiltelefonen gut lesbare Fotos von (unterschriebenen) Dokumenten erstellen und per Messenger-Dienst mit End- zu End-Verschlüsselung verschicken – genau so komfortabel wie mit einem Faxgerät. Die Sicherheit hängt hier natürlich von der Zuverlässigkeit des Messenger-Dienstes ab.

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